システム開発を頼みたいけれど、何を伝えればいい？要件定義の始め方

「案件管理が欲しい」より、昨日困ったことを伝える

案件管理という言葉には、進捗を一覧にしたい、担当者を割り当てたい、採算を知りたいなど、違う目的が含まれます。開発会社がそれぞれ別の意味で受け取れば、見積もりの金額も揃いません。「連絡が来ているのに誰が対応中か分からず、別の担当者が重ねて返信した」のように、具体的な一件から話す方が必要な仕組みを見つけやすくなります。

資料は整った提案書でなくても構いません。機密情報を除いた帳票、今使う画面、入力から完了までの手順を用意します。入力者だけでなく、その情報を後で使う人にも聞いてください。営業には不要に見える項目を経理が照合に使っていることがあります。希望機能を集める前に、どの情報で誰が次の仕事へ進むかをたどります。

一件の申請を追うと、必要な機能が見えてくる

説明用の例として、備品の購入申請を考えます。担当者が品目と金額を入力し、上司が承認し、購買担当が発注する流れです。この一巡を話せば、入力、承認待ち一覧、発注状況が必要だと分かります。さらに「上司が休みならどうするか」「承認後に数量が変わったらどうするか」を加えると、代理対応や再承認が検討に入ります。

全部を最初から自動化する必要はありません。まれな訂正を担当者が受け付けるなら、その窓口と記録方法を決めます。対象外とした仕事が宙に浮くと、稼働後に別のExcelが作られ、情報がまた分散します。初期開発の範囲は画面数より、一件を最後まで処理できるかで考えると、予算を絞っても使える仕組みにしやすくなります。

予算に収めるには、要望をどう減らせばいい？

要望を「必須」「あれば便利」に分けるだけでは、各部署がすべてを必須にしがちです。外した場合に何が起きるかで話してみてください。承認済みの内容を残せないなら業務が成立しませんが、見やすいグラフがなくても一覧から集計できるかもしれません。残す代替手順まで説明すると、後回しにする理由を社内で共有しやすくなります。

次の表は、購入申請を題材にした説明用の比較です。最初に作るものと後から追加するものは、会社の事情によって変わります。たとえば拠点ごとの承認が必要なら、単一部署の試行と全社導入を分ける案もあります。目標を小さくするのではなく、最初に確かめる仕事を狭く選ぶという考え方です。

表が収まらない場合は横にスクロールできます。

「使いやすく、安全に」も、仕事の言葉で説明できる

速度や安全性は、専門家へ丸投げしない方がよい部分ですが、最初から数値を決め切る必要もありません。「月末は複数部署が同時に帳票を出す」「外部スタッフには担当案件だけ見せたい」と、実際の場面を伝えます。IPAの非機能要求グレードは、こうした性能や運用などの要求を受発注者で確認するための整理に使える資料です。

開発側には、その場面をどんな条件で試すか提案してもらいます。誰が何を同時に操作するか、どれだけのデータを使うかが揃えば、速い・遅いの議論が具体的になります。安全性の検証にはOWASP ASVSなどの参照先もありますが、名称だけで品質は分かりません。対象とする版や項目、権限の確認結果まで示せるかを聞くと、提案を比較しやすくなります。

参考：独立行政法人 情報処理推進機構（IPA）：システム構築の上流工程強化（非機能要求グレード）紹介ページ ／ OWASP Foundation：Application Security Verification Standard（ASVS）

完成したかどうかは、操作と結果をセットで確かめる

説明用の例なら、「承認者が数量を確認して承認すると、購買担当の発注待ち一覧へ現れる」が一つの完成条件です。画面の存在だけを確認するより、仕事が次へ進むことを確かめられます。あわせて差し戻し、二回押した場合、許可のない部署から見た場合も試します。試験用の入力と期待する結果を残せば、後日の改修でも同じ条件で確認できます。

プロトタイプは操作や言葉の違和感を早く見つけるのに役立ちます。ただ、画面が動くだけでは古いデータの移行や復旧、外部連携まで確認したことにはなりません。現場が試す内容と、開発側が技術的に確かめる内容を分けて共有します。社内担当者が確認する時間も工程に入れれば、回答待ちで開発が止まる状況を減らせます。

見積もりが違うときは、同じ仕事を頼んでいるかを見る

一方の見積もりは画面作成だけ、もう一方は要件整理、移行、操作説明まで含むなら、総額の差は単価だけで説明できません。資料がない部分を調べる作業、過去データの補正、初回の業務確認を誰が担うかを揃えます。未決事項には決める人と時期を付け、調査で判断するものは調査の成果を受け取ってから次の発注を考えます。

ダンドリでは相談・概算見積もりまで無料で、詳しい調査や技術検証が必要な場合は着手前に内容と費用を案内しています。業務システム・Webサービス開発の公表料金は80万円〜で、作業量の基準は1人月160万円、160時間換算です。要件の追加や変更があれば、影響する費用と期間を確認して合意します。相談の段階で全機能を決めるより、決まっていることと未確認のことを分けて伝える方が役立ちます。

検討・発注前のチェックリスト

担当者と確認状況を添えて、社内の検討メモや打ち合わせの議題にご活用ください。

確認日：________________ / 担当者：________________

• □昨日や先月困った具体的な場面を選ぶ。確認状況・メモ：
• □機密情報を除いた帳票や入力例を用意する。確認状況・メモ：
• □入力する人と結果を使う人の両方に話を聞く。確認状況・メモ：
• □省いた機能の代わりに残る手順を確認する。確認状況・メモ：
• □代表的な操作と期待する結果を一組にする。確認状況・メモ：
• □社内で決める人と確認の時間を確保する。確認状況・メモ：
• □調査・移行・説明を含む見積もりか確かめる。確認状況・メモ：

よくある質問

参考資料

製品の仕様・提供条件は変更されることがあります。採用時には公式資料と契約内容をご確認ください。

• システム構築の上流工程強化（非機能要求グレード）紹介ページ独立行政法人 情報処理推進機構（IPA）
• Application Security Verification Standard（ASVS）OWASP Foundation