背景
受講生の進捗は表計算、課題提出はファイル共有、メンターとの連絡はチャットで管理されていました。受講生が増えると、学習が進んでいない人や未確認の提出物を把握しにくくなり、必要なフォローが漏れることがありました。
課題
- 受講生の状況を把握するために、複数のツールを確認する必要があった
- 課題の提出・確認状況が分かりにくく、未確認の提出物が残っていた
- メンターと運営の閲覧範囲が整理されておらず、必要な情報を共有しにくかった
- 受講生が増えるほど、運営の確認作業が増えていた
開発時の条件
既存の業務を続けながら導入するため、次の条件を踏まえて設計しました。
- 運用中の講座を止めず、期の区切りに合わせて移行する必要があった
- 既存の進捗記録を引き継ぐため、表記のばらつきを整理する必要があった
- 受講生・メンター・運営で、参照できる情報を分ける必要があった
- 運営側に開発担当者がいないため、操作手順を用意して引き継ぐ必要があった
提案
進捗、課題提出、連絡を一つのシステムで管理し、受講生の状況をまとめて確認できる仕組みをご提案しました。運営向けの確認画面と、受講生の課題提出機能を優先して開発しました。
設計のポイント
- 画面開発の前にデータを設計
- 受講生、講座、課題、提出物、連絡履歴の関係を整理しました。導入後にデータ構造を変更する負担を抑えるため、画面開発に入る前に確認しました。
- 役割ごとに閲覧範囲を設定
- 受講生は本人の情報、メンターは担当受講生の情報、運営は全体を参照できるようにしました。画面の表示制御に加え、サーバー側でも権限を検証しています。
- フォローが必要な受講生を一覧で確認
- 学習が進んでいない受講生と未確認の提出物が分かる一覧画面を優先して開発しました。一覧から個別の状況を確認し、必要な対応を行えるようにしました。
- 本番前にデータ移行を検証
- 表計算の進捗記録を取り込む処理を、繰り返し実行できるようにしました。表記のばらつきを整理し、本番の切り替え前に一連の移行手順を検証しました。
実装内容
- 01運営・メンターへのヒアリングと要件定義
- 02データ構造と権限の設計
- 03バックエンド・フロントエンドの実装
- 04既存の進捗記録を取り込む処理の実装と、移行手順の検証
- 05運営向け一覧画面と、受講生向け課題提出機能の実装
- 06運用移行の支援と操作手順の引き継ぎ
導入後の業務の変化
導入後の業務の変化をご紹介します。作業時間や売上への効果は、数値での計測を行っていません。
- 受講生ごとの進捗、提出物、連絡履歴を、一つの画面から確認できるようになりました。
- 未確認の提出物や学習が進んでいない受講生を、一覧で把握できるようになりました。
- 役割ごとの閲覧範囲が明確になり、メンターへ必要な情報を共有できるようになりました。
- 受講生が増えても、同じ手順で状況を確認できるようになりました。
今後の改善
- 利用状況をもとに、一覧画面の絞り込み条件を追加する
- 講座を追加する際に、運営側で設定できる項目を増やす
- 通知条件を見直し、対応が必要な内容に絞る
